Betrokken verwanten zijn goud waard. Ze kennen de cliënt het langst, merken veranderingen op en zijn een belangrijke steun. Tegelijk bellen ze vaak op drukke momenten, mailen ze naar privéadressen van begeleiders en vragen ze naar informatie die niet voor hen bedoeld is. Hoe houdt u familie betrokken zonder dat de privacy van de cliënt in het gedrang komt?
Niet elke verwant is gelijk
De AVG gaat uit van de cliënt: die bepaalt in principe wie wat mag weten. Een wettelijk vertegenwoordiger, zoals een curator of mentor, heeft andere rechten dan een broer of een buurvrouw die af en toe op bezoek komt. Leg daarom per cliënt vast wie de contactpersonen zijn en welke informatie zij mogen ontvangen. Bespreek dit bij de intake en herzie het bij elke evaluatie van het zorgplan.
Zorginformatie via het ECD
Inhoudelijke informatie over de zorg hoort in het ECD, niet in de mail. Een verwantenportaal maakt dat praktisch: verwanten loggen veilig in en zien alleen wat voor hen is opengezet. In het verwantenportaal van Dossier360 stelt u per verwant in wat zichtbaar is, zodat de mentor bijvoorbeeld wel het zorgplan ziet en een familielid alleen de agenda en algemene berichten. Over die keuzes schreef Dossier360 een uitgebreid artikel: niet elke verwant hoeft alles te zien.
Algemene communicatie via de werkplek
Naast de zorg zelf is er veel algemene informatie voor familie: een nieuwsbrief, de huisregels, de uitnodiging voor een familieavond of foto’s van een uitje (met toestemming). Daarvoor is de digitale werkplek geschikt.
- Deel de nieuwsbrief als link met een vervaldatum, in plaats van als bijlage aan een lange mailinglijst
- Laat aanmeldingen voor een familieavond lopen via een formulier, zonder dat iedereen elkaars mailadres ziet
- Geef verwanten een uploadmap voor bijvoorbeeld een ingevuld levensverhaal, zonder dat zij andere bestanden zien
- Plan een gesprek met de persoonlijk begeleider als videogesprek in uw eigen omgeving, zonder dat familie een account nodig heeft
Afspraken voor het team
- Geef geen zorginformatie via de telefoon zonder te controleren wie er belt
- Gebruik nooit privé-WhatsApp of een privémailadres voor contact met verwanten
- Verwijs inhoudelijke vragen naar de persoonlijk begeleider of het portaal
- Leg belangrijke afspraken met verwanten vast in het dossier
