Een document als mailbijlage versturen is makkelijk, maar daarna heeft u er geen controle meer over. Het bestand staat in andere mailboxen, wordt doorgestuurd en blijft jaren bestaan. Met een deellink houdt u de regie.
1. Deel een link in plaats van een bijlage
Maak in Bestanden een deellink naar het document en stuur alleen die link. Het bestand blijft in uw eigen omgeving, en u ziet altijd met wie het gedeeld is.
2. Zet er een wachtwoord en vervaldatum op
Geef de link een wachtwoord en laat hem na een paar dagen of weken vervallen. Stuur het wachtwoord via een ander kanaal, bijvoorbeeld per sms.
3. Alleen bekijken waar dat kan
Moet de ontvanger alleen lezen? Zet de link dan op alleen bekijken en schakel downloaden uit. Voor kantoordocumenten kan een watermerk extra helpen.
4. Laat externen uploaden in een eigen map
Heeft u juist bestanden nodig van een klant? Maak een uploadlink naar een lege map. De klant kan bestanden toevoegen, maar ziet niets anders.
5. Ruim op
Bekijk regelmatig welke links nog actief zijn en stop delen dat niet meer nodig is. Dat kan per bestand in de zijbalk.
