Elke zorgorganisatie werkt met een elektronisch cliëntendossier (ECD). Daarin staan het zorgdossier, rapportages, zorgplannen, medicatie en incidentmeldingen. Maar een groot deel van het werk gebeurt daarbuiten: protocollen bijwerken, roosters maken, teamoverleggen voorbereiden, scholing bijhouden en informatie delen met verwanten en ketenpartners. Te vaak gebeurt dat nog via mailbijlagen, losse Excel-lijsten en usb-sticks.
Wat hoort waar?
De belangrijkste afspraak voor een veilige werkplek in de zorg is helder onderscheid tussen het ECD en de rest van het werk.
- In het ECD: cliëntdossier, dagrapportages, zorg- en begeleidingsplannen, medicatie, MIC-meldingen en Wzd-registraties
- In de werkplek: beleid en protocollen, roosters, notulen (met initialen), scholingsoverzichten, kwaliteitsplannen en communicatie met verwanten
- In de chat: korte overdracht in hoofdlijnen, zonder namen of zorggegevens van cliënten
Zo blijven zorggegevens op één plek, terwijl het team toch makkelijk samenwerkt.
AVG en NEN 7510
Voor zorgorganisaties gelden de AVG en de norm voor informatiebeveiliging in de zorg, NEN 7510. Een werkplek ondersteunt u daarbij met versleutelde opslag, tweestapsverificatie, rechten per map en een logboek van wie wat deed. Let wel: een certificaat van uw leverancier maakt uw organisatie niet automatisch compliant. Beleid, afspraken en bewustwording blijven uw eigen verantwoordelijkheid.
Veilig delen met verwanten en ketenpartners
- Deel documenten via een link met wachtwoord en vervaldatum in plaats van als mailbijlage
- Laat externen bestanden uploaden in een afgeschermde map, zonder dat zij de rest zien
- Gebruik formulieren voor aanmeldingen, bijvoorbeeld voor een familieavond
- Bespreek dossiers met ketenpartners in een videogesprek binnen uw eigen omgeving
AI zonder gegevens weg te geven
AI kan in de zorg veel tijd besparen, bijvoorbeeld bij het samenvatten van notulen of het terugvinden van een passage in een protocol. Met een taalmodel dat binnen uw eigen omgeving draait, gaan uw teksten niet naar een externe AI-dienst. Lees meer in AI gebruiken zonder uw gegevens weg te geven.
