Gemeenten werken met gevoelige gegevens van inwoners: uitkeringen, zorg, vergunningen en handhaving. Tegelijk draait de digitale werkplek bij veel gemeenten op diensten van Amerikaanse leveranciers. Die vallen onder Amerikaanse wetgeving zoals de CLOUD Act, ook als de servers in Europa staan. Daarom kijken steeds meer gemeenten naar een Europees alternatief.
Waarom gemeenten nu kijken
- Afhankelijkheid: als prijzen of voorwaarden veranderen, is overstappen lastig en duur
- Jurisdictie: u wilt kunnen aantonen dat gegevens onder Europees recht blijven
- Regie over data: weten waar informatie staat en wie erbij kan
- AI: AI-functies in kantoorsoftware sturen gegevens vaak naar de cloud van de leverancier
Wat de regels vragen
De BIO2 (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) is het normenkader voor informatiebeveiliging bij de overheid. Het gaat daarbij niet alleen om de maatregelen zelf, maar ook om aantoonbaarheid: u moet kunnen laten zien hoe uw werkplek eraan voldoet. Daarnaast vraagt de Woo dat u informatie snel kunt vinden en openbaar kunt maken, en bepaalt de Archiefwet wat u bewaart en wat u vernietigt. Een werkplek waarin informatie centraal en doorzoekbaar staat, maakt dat een stuk eenvoudiger.
Hoe een Europese werkplek daarin past
De Daropa-werkplek is gebouwd op Nextcloud, open source software die door veel Europese overheden wordt gebruikt. Bestanden, mail, agenda, chat en videobellen, Office en AI zitten in één omgeving, gehost in de EU of op uw eigen hardware. Omdat de broncode open is, kunt u zelf laten controleren wat de software doet.
- Teammappen met rechten per afdeling, met logging van wie wat heeft gedaan
- Samen bewerken in Office, zonder bestanden naar een Amerikaanse cloud te sturen
- Videobellen en chat met Talk, ook met externe deelnemers zonder account
- AI op een Europese server, zodat documenten de omgeving niet verlaten
Stap voor stap overstappen
U hoeft niet alles in één keer om te zetten. Veel gemeenten beginnen met één afdeling of één toepassing, bijvoorbeeld veilig bestanden delen met inwoners en ketenpartners. Dankzij de Microsoft-koppelingen kunt u een tijd naast elkaar werken met Outlook en Office.
- Breng in kaart welke gegevens waar staan en welke het gevoeligst zijn
- Kies een eerste afdeling of toepassing en richt die in
- Leg vast hoe de werkplek aan de BIO2 voldoet
- Breid uit op basis van de ervaringen, zonder vaste einddatum die u opjaagt
