Notuleren kost tijd, en achteraf weet niemand meer precies wat er is afgesproken. AI-tools die vergaderingen opnemen en samenvatten zijn daarom populair. Maar bij veel van die tools gaat het gesprek naar een server buiten Europa, en daarmee ook alles wat er gezegd is over klanten, cliënten of inwoners.
Hoe het werkt in de Daropa-werkplek
- U vergadert in Talk, het videobellen van de werkplek
- Een moderator start de opname; de opnameserver neemt beeld en geluid op
- Na afloop komt de opname in uw eigen bestanden, in de map Talk
- De spraak wordt uitgeschreven door spraakherkenning op een Daropa-server in de EU
- Local AI maakt er een samenvatting van, ook op die Europese server
- U kiest zelf of u de opname, de tekst en de samenvatting deelt in het gesprek
Opnemen, uitschrijven en samenvatten is de optionele module Talk-opnames, een uitbreiding op Talk. U kiest hem erbij voor € 0,50 per gebruiker per maand (excl. btw). In de rekenhulp op de prijzenpagina ziet u direct wat dat voor uw pakket betekent.
Toestemming en de AVG
Een opname van een gesprek bevat persoonsgegevens. Vraag deelnemers daarom vooraf om toestemming. In Talk kan een moderator per gesprek instellen dat deelnemers eerst moeten instemmen met de opname, voordat ze het gesprek binnenkomen. Spreek ook af hoe lang u opnames bewaart en wie erbij mag.
- Neem alleen op wat nodig is, en meld het altijd vooraf
- Bewaar opnames in een map met beperkte rechten
- Verwijder opnames als het verslag is vastgesteld
- Controleer het AI-verslag: AI kan zich vergissen in namen en details
Waarom de locatie van de AI belangrijk is
Bij spraakherkenning en samenvatten gaat de volledige inhoud van het gesprek naar de AI. Draait die AI bij een Amerikaanse dienst, dan valt die inhoud onder Amerikaanse wetgeving. Bij de Daropa-werkplek draaien zowel de spraakherkenning als de samenvatting op een eigen server in de EU. Meer over het waarom leest u in AI zonder uw data weg te geven.
